Pas besoin d’être sur les réseaux sociaux avant de mettre en place une réponse automatique. Cette fonctionnalité disponible depuis longtemps sur WhatsApp Business ou encore sur Facebook permet de patienter les clients lorsque l’on n’est pas disponible pour répondre automatiquement au message. Aujourd’hui, Gmail vous permet de mettre en place un message d’absence à vos mails. Voici comment vous y prendre, que vous soyez sur mobile ou desktop.
Pourquoi mettre en place une réponse automatique d’absence ?
Un message d’absence est une note rapide que vous pouvez laisser aux personnes qui vous contactent. Il leur dit que vous ne serez pas disponible ou que vous reviendrez plus tard.
Avoir un message d’absence est un bon moyen de communiquer avec vos collègues, collègues et amis sur Facebook, WhatsApp et Gmail. Il laisse une salutation agréable lorsque vous n’êtes pas là et garantit que les gens savent que vous ne les ignorez pas. C’est aussi un moyen facile de faire savoir aux gens que vous êtes au travail ou en dehors du bureau.
Par ailleurs, un message d’absence vous permet d’indiquer à vos contacts que vous n’êtes pas en ligne actuellement. Cela leur permet également de savoir quand ils peuvent s’attendre à pouvoir vous contacter. Avec un message d’absence, il est plus facile pour les gens de reconnaître quand ils doivent ou non envoyer un message.
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Comment mettre en place une réponse automatique sur Gmail sur mobile ?
Que vous soyez sur iOS ou sur Android, la méthode est la même pour paramétrer un message d’absence sur Gmail.
Pour cela :
- Ouvrez votre application mobile Gmail ;
- Appuyez sur les trois traits horizontaux dans l’extrême gauche ;
- Défilez les options jusqu’à Paramètres ;
- Sélectionnez votre adresse Gmail pour laquelle vous souhaitez paramétrer le message automatique ;
- Défilez les options puis choisissez Réponse automatique ;
- Activez l’option, choisissez une date de début et de fin, ajoutez l’objet du message et rédigez votre message d’absence ;
- Appuyez sur OK pour terminer.
Retenez que vous avez la possibilité de sélectionner quelques contacts spécifiques à qui envoyer le message d’absence. Pour cela, vous n’avez qu’à cocher la case en bas pour choisir ces contacts-là. L’opération se fait avant de cliquer sur OK.
Comment mettre en place une réponse automatique sur Gmail sur Desktop ?
Les étapes pour paramétrer un message d’absence sur Desktop sont un peu différentes. Pour cela :
- Rendez-vous sur mail.google.com ;
- Connectez-vous à votre compte Gmail ;
- Sur la page d’accueil, cliquez sur l’écrou en haut d’écran dans l’extrême droit ;
- Cliquez sur Voir tous les paramètres ;
- Dans la section Général, défilez les options jusqu’à Réponse automatique.
Là, vous n’avez qu’à activer l’option, à indiquer votre objet puis rédiger le message d’absence. Si vous partez en vacances, vous pouvez ajouter une date de fin pour les réponses automatiques. Sinon, elle n’est pas nécessaire.
Si vous avez un mail professionnel et destiné aux clients, l’option des contacts spécifiques n’est pas nécessaire. Toutefois, Google informe qu’il n’envoie les réponses automatiques qu’une fois les 4 jours à chaque contact, même si ce dernier vous envoie des dizaines de mails durant les 4 jours.
